Organização de Colóquios e Conferências

Modelo de ficha de inscrição colóquios  download
(Exemplar word disponível a pedido)

Organização de Conferências / Colóquios / Congressos

1. Marcar a data do evento após consulta da lista de conferências do CESEM já marcadas e disponível on-line (ver AQUI).
   
2. Consultar as regras de procedimentos financeiros da FCSH disponíveis no site do CESEM e esclarecer antecipadamente todas as dúvidas com o secretariado do CESEM;
3. Não é necessário solicitar abertura de conta para cada colóquio. Já existe uma conta na contabilidade criada para o efeito;
4. Realizar previamente um orçamento com previsão de despesas (viagens, alojamentos, material conferencistas, crachás, coffee-breaks, material gráfico, divulgação, etc.) e receitas (pagamento de inscrições, apoios, etc.); a Direcção do CESEM tem como orientação o auto-financiamento dos colóquios.
5. Pastas, canetas, sacos de pano, com o logotipo da FCSH podem ser encomendados a esta faculdade. Os orçamentos são fornecidos pelo CESEM sob pedido. Prazo mínimo para requisição deste material: 30 dias.
6. Definir se o público tem entrada paga ou livre; é frequente nos eventos do CESEM a entrada ser livre e fazer-se pagar um determinado montante para público que pretenda certificado de presença (ouvinte); descontos para estudantes e entrada gratuita dos alunos de Ciências Musicais da FCSH são procedimentos habituais;
7. Pedidos de apoios institucionais: a maior parte das instituições oficiais planeia o orçamento para o ano civil seguinte no último trimestre de cada ano; convém fazer os pedidos de apoio entre Setembro e Novembro (preferencialmente até fins de Outubro) do ano anterior ao do evento que se pretende organizar; Apoio FAAC: os pedidos têm de ser entregues até 60 dias antes da data do evento, através do CESEM;
8. Enviar toda a informação sobre o colóquio ao CESEM, para abertura de página no site e posterior divulgação, incluindo os Calls for Papers.
9. Escolher antecipadamente uma imagem para representar o colóquio em questão;
10. Fazer o cartaz de divulgação o mais cedo possível. Toda a divulgação tem de incluir, obrigatoriamente, os logotipos do CESEM, FCSH e FCT.
11. A divulgação na FCSH tem de ser entregue, através do CESEM, com 30 dias de antecedência (Despacho n.º 43/2013 da FCSH).
12. Adaptar o modelo de ficha de inscrição disponível no CESEM e on-line às necessidades do evento a realizar;
13. Enviar aos conferencistas a ficha de inscrição para preenchimento e devolução, a partir da qual a informação burocrática e pessoal necessária (nomeadamente para os pedidos de recibos de pagamento à FCSH) estará disponível para os diversos fins institucionais;
14. Pagamentos: podem ser feitos presencialmente na tesouraria da FCSH, com entrega imediata de recibo; ou através de transferência bancária com envio obrigatório por e-mail do comprovativo de pagamento. Neste último caso é necessário os organizadores identificarem cada comprovativo e fazerem uma listagem excel com os seguintes dados obrigatórios: nome completo do conferencista, morada, n.º de contribuinte (ou de passaporte no caso de conferencistas estrangeiros) e data do pagamento (modelo no CESEM). Esta lista é enviada para a contabilidade para transferência dos montantes pagos para a conta dos colóquios e para a realização dos respectivos recibos. O NIB / IBAN da FCSH devem ser solicitados ao CESEM pelos organizadores. A partir do momento em que se começa a receber pagamentos por transferência bancária, a listagem dos mesmos tem de ser entregue todos os meses, aé dia 30 (e não numa listagem única apresentada no final do colóquio).
15. Certificados de presença: podem ser feitos e assinados antecipadamente. Se necessário, o CESEM tem modelos para certificados de conferencistas e de público ouvinte. Têm de incluir, obrigatoriamente, os logotipos do CESEM, FCSH e FCT.
16. A comissão organizadora de cada colóquio tem de contar com um período pós-evento para fecho de contas e finalização dos assuntos burocráticos relativos ao evento em questão.
17. IMPORTANTE: Todas as aquisições de serviços, incluindo viagens, alojamento, coffee-breaks, têm de ser feitas à FCSH através do CESEM, com um prazo mínimo de 30 dias. Estes pedidos têm de indicar a fonte de financiamento dos mesmos.
18. Todos os anos as regras institucionais sofrem alterações. De modo a prevenir problemas evitáveis, aconselha-se a leitura atenta das normas em vigor.

Download do documento AQUI

Qualquer dúvida poderá ser esclarecida junto do CESEM: cesem@fcsh.unl.pt